娱乐休闲

会议要案

 会议场地布置方案参考

       1.礼堂式:面向房间前方摆放一排排座椅,中间留有较宽的过道。

   特 点:在留有过道的情况下,最大程度地摆放座椅;
   观众没有地方放资料,也没有桌子可用来记笔记。

   2.教室式:房间内将桌椅按排端正摆放或成"V"型摆放,按教室式布置房间根据桌子
   的大小而有所不同。 特点:可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性
   。

   3.弦月式:房间内放置一些圆形或椭圆形桌子,椅子只放在桌子的一面,以便所有观
   众都面向屋子的前方。

   4.方形中空式:桌子摆成方形中空,不留缺口。椅子摆在桌子外围。

   5.马蹄形或"U"形:将桌子连接着摆放成长方形,但空出一个短边。椅子摆在桌子外
   围也可以内外都摆放。

会议场合的肢体语言

    在非常轻松自如的环境中,或在希望人们能畅怀交谈,共同分享快乐的环境中,对穿着和举止的要求就相对较少,而更多地要有个人的风格和对别人意见无私的考虑,如业务、培训研讨会、职员大会等。在这种场合,你的表现必须坦率开朗、受人欢迎。以下是在这种情况下所要注意的几个方面。
   首先在衣着上不要穿看上去夸张的服装和令人分心的装束,如围着一条长披肩,或经常需要用手梳弄你总是垂到脸上的头发等来分散听众们的注意力。
   在肢体语言上,需要注意下面所提到的内容。
   你必须在非正式的交际场合中运用与正式场合中完全不同的手势、举止和声音来鼓励别人。你的提议会引起人们的讨论,因此你仍需注意自己的姿势。不要死板地站在那里,最好能环场漫步,伸出你的手来邀请某人做特别的演说,轻松恰当地拍拍别人的肩膀或臂,以示友好。
   始终坐在某处听别人的讲话,那么你很快就会成为听众的一部分。当别人演说时,作为一个积极认真的听众,你必须始终注视着讲话者,好像他们的讲话内容非常有用可取的,即便事实上并非如此。增强别人阐述意见的勇气,并加以记录。反复强调与会者所提出的要点,当你同意演说者的意见是你就点点头;如果你不同意他的观点,你应该把它放在心里而不应该将它表面化;要始终给别人驳斥相反意见的机会而不是总是去反驳别人、提出自己的新看法。
   主持非正式会议的能力对建立你的声望和搞好与你的同事、部下以及上级之间的关系有着非常重要的作用。你应当寻求一种方法,让与会的每个人即便是在维持主持人的声誉时也对你的这种参与感到愉快、心情舒畅

举办会议需明确的十五个要素

对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说,如何让众多的会议参与者在每一个环节诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西,同时又能关注到与会者一些意想不到的情况,比如突发的疾病、家庭危机或其他个人麻烦等。此外,还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件呢?作为一个专业的会议管理公司,我们提出以下一些建议供您参考。
  一、 确立明确的目标
  对任何一个商业公司而言,要想让会议开得有价值,必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需,提供给与会者相应的价值,并且能回报投资。 
  二、 完善信息的采集与分析
  信息的收集极为重要,这其中包括了解客户的需求(细节请看流程中附录-客户需求分析单)、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。  
  三、 追求不断的创新  
  每一次会议都是对创新能力的挑战,无论在内容或形式上,不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。  
  四、 制定周密的计划  
  无论是甘特图还是进度表,一个周密的计划必须包括会议里所有的细节,另外,保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰。  
  五、 实施严格的现场管理  
  在进行现场管理时,一定要严格地对照计划表上的事项进行操作,任何疏漏都会导致会议的失败。此外,现场负责人需要有随机应变的能力(参见14条)  
  六、 结束与细致的总结  
  成功的会议需要有创造性的规划;积极的谈判和交流的技巧;规范的操作和财务管理;优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值?什么是你公司的投资收益?与会者明年还会参加你的会议吗?将这些答案汇总起来,应用于下一次的会议计划。  
  七、 争取优秀,而不是完美  
  无论会议大小与否,再好的会议计划都不可能达到完美,最重要的事情是建议、设计和修正。  
  八、 了解会议涉及的行业
    为了提供成功的会议管理,组织者必须了解会议所涉及的行业,专业术语和行业整体趋势等方面的内容。  
  九、 不要为了省小钱而在大事情上糊涂  
  保证合作的供应商提供高品质的服务,千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质,到最后损失最大的还是你自己。  
  十、 记住、顾客永远是第一  
  你的听众是你的顾客,他们会付帐给你,因此他们必须要感受和接受到价值,他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要,请记住:顾客永远是第一重要的!  
  十一、合理控制预算  
  要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。  
  十二、最大限度地使用技术  
  技术能给你很多帮助,自始至终地尽可能多使用技术,使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术,但是,必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。(技术的运用参看“多媒体会议包装”)  
  十三、清晰而明确的沟通  
  清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者,不了解内部的计划、程序或是后备工作,如何在最短的时间内了解这一切呢?  
  十四、成熟的危机管理  
  针对不可预见的问题与可能的场景危机,必须准备好解决方案,将最坏的结果罗列出来,然后逐一提出解决方案。  
  十五、提供足够的价值  
  为了满足与会者的需求,一个会议项目应该能提供给听众有用的价值,无论是教育还是培训抑或是新产品发布会或经销商会议---内容是关键,充实的内容将使价值在会议中得以体现。

如何制定完善的会议计划?

明确职责任务:

       会议有多种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。
制订预算:

        制定可行预算或按既定预算安排有关工作;确定各项工作的时间安排。

交通费用:

      1、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通;

      2、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

       3、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
会议室费用:

       1、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

       2、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

       3、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

       4、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。
住宿费用:

        住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有的是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
餐饮费用:

       会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。
   1、早餐:通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
   2、中餐及午餐:中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
   3、酒水及服务费:通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
   4、会场茶歇:此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
   5、联谊酒会/舞会:事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。
旅游费用:

       通常再会议结束以后会安排与会代表参加当地特色的旅游活动,一般来说可以找一些旅行社来安排会议旅游,费用由旅行社根据会议人数和天数报价。
设备视听费用:

       除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:设备本身的租赁费用,通常按天计算;设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理;音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理。
宴请及演出费用:

      通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

节约时间:明确开会的目

         对于时间的宝贵,高级行政人员并不需要指导;毕竟,他们都知道时间就是金钱。然而管理咨询公司Marakon Associates的合伙人迈克尔•曼金斯(Michael Mankins)认为,很多大公司并不真正懂得如何安排老总们在一起的时间。他说,“他们对待时间的态度,就好像那是免费的资源一样。”
  
    他这番评论是基于经济学人智库(Economist Intelligence Unit)一项对全球187个企业的研究,这些企业的总市值至少达10亿美元。但这项研究的结果并未令人欣慰。
  
   企业最高行政人员平均每月花21小时相聚在一起,而用在战略上的时间却不足3小时。大约80%的时间被占用来讨论那些与公司长期价值相关性低于20%的问题:例如运营、战术、信息分享、漫无边际的讨论等。
  
    只有5%的受访人说,他们公司有严格的程序,使他们把注意力集中在具有高潜在价值的事情上。一般而言,会议议程基本上是为了应付当前的危机而临时凑合起来。有一家公司甚至在高管人员会议上根据谁先提起其最爱谈的话题,来决定议程的优先次序。
  
    结果,研究发现,紧急事务挤走了重要议题。大约有60%的高管人员说,他们常常在未就重要议题达成共识之前被别的事情转移了精力;而有22%的人说,通常是还未提及关键的议题就已经没有时间了。只有12%的人认为,他们的高管会议一直能够针对重要的战略问题做出决策;而53%的人对这样的效率存有疑问。而且,许多机构表示,他们很难切实执行决策,因为他们并不清楚会议上达成了什么共识。
  
    曼金斯先生说,“每月只花3小时讨论包括合并收购在内的战略问题,即使对于我们已经了解许多公司难以有效组织会议的人来说,也是令人吃惊的。”对此,他自然能够建议一套强有力的纪律约束。首先,谁负责战略决策,谁就得负责会议议程。其次,要将议程大幅精简。高层管理团队是要执行决策的,不需要拍板的事项要删掉。曼金斯先生认为,许多劳工问题属于此列,比如员工的多样性和满意度等。几十年来,有些人一直在努力让这些问题提上董事会的议程安排中。
  
   “如果你看一下关于劳工问题的对话,你会发现它们极少与决策相关,而基本上是与信息共享有关,这完全可以通过其他途径解决。”他说,必须根据对公司的价值大小来分配讨论这些事项的时间。
  
    最后,要分开处理战略与运营问题,甚至安排不同的会议来分别讨论这两方面的问题。荷兰银行已经这么做了。过去,它的董事会一周开两次会,每次耗时3小时。现在,董事会每周开一次运营方面的会;每月开一次一整天的会议讨论战略问题。
  
    其他公司也想出了自己的会议技巧。据《哈佛商业评论》一篇文章说,吉百利史威士公司(Cadbury Schweppes)首席执行官办公室会在开会前5天将有关阅读资料分发给与会者,并附上关于议程事项是作为信息传达、讨论议题还是有待议决的注明:标明需要议决的事项将优先处理,与会行政人员被鼓励想出其他办法来处理次要事项。
  
    当布莱恩•皮特曼爵士担任劳埃德银行(Lloyds TSB)董事长兼首席执行官时,就曾坚持在会议决定采取某项行动方案之前,先准备好几套备选方案。他说,“要对你将接受的东西有信心,就必须明白你拒绝的是什么。”经济学人智库的研究结果进一步印证了有关会议缺点的其它研究成果。前身为世通(WorldCom)的通讯公司MCI进行的一项年度调查显示,2003年在美国每天召开的1100万个会议中,与会的管理人员认为有一半是浪费时间。而美国律师乔治•戴维•基弗尔(George David Kieffer)在他的《会议的策略》一书中说,几乎没有人学过如何令会议有效地促进思维、激励与会者,以及将想法变成实效的技巧。他哀叹道,“大多数专业人士都没有认真想过徒劳无益的会议对他们的机构有什么影响。”  
    不过,也有著名的例外。美国芯片制造商英特尔(Intel)的前总裁和首席执行官安迪•格罗夫(Andy Grove)就曾经给所有新员工上如何开会的短课。而且,所有会议室都在墙上贴着3个问题:“你知道这次会议的目的吗?你有会议的议程吗?你知道自己在会议中的角色吗?”

会议效率不高的原因及预防性管理
  
  1、会议的通病──效率不高
  
  小王是一家公司的职员,他对公司会议有自己的一些想法,他的想法反映了许多公司会议的某些现状,值得我们思考。
  
  很多公司往往由於以下原因,开会效率低下:
  
  公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开,或非要安排在事务繁忙的周一开。
  
  许多主管对於何时开会几乎都不徵询员工的意见。这使得员工疲於奔命,甚至得延後或放弃叁加其他会议。
  
  有些必须到会的员工,因爲已经与重要客户或政府官员有约在先,根本不能出席,这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人,所以准备不充分或者根本来不及准备。
  时下有一句很流行的话──最近比较烦,对太多像小王一样的职场人士来说,这句话可以改爲开会比较烦.开会之所以烦,用小王的话来说,就是会议常在毫无章法的状况下进行,甚至毫无意义地延长时间,即使有决议,质量也很低,简而言之,会议效率不高。因此,寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。
  2、会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中,有3种原因是会议的致命伤,需要格外警惕。这3种原因是:主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。
  高效会议的八大特徵
  与低效率会议相对的就是高效会议,高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特徵。
  建议在正式召开会议之前,将高效会议的8大特徵一一列出,并随时检验,充分做好预防性管理,使即将召开的会议能够成爲真正意义上的高效会议。
  会议规范
  会议规范包含3个部分:会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。  
  1、会议时间安排的规范  
  上午8-9点之间,正是员工从家到公司,准备开始一天工作的时候。这个时候的员工,心绪尚且混乱,还需一段时间才能进入工作状态。因此,试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析,从人的生理和心理角度来看,是不现实的。  
  上午9-10点之间,员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈,同样也是进行业务会谈的最佳时机。  
  上午10-12点或下午1-3点之间,最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法。  
  下午3-5点之间,最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期,人人希望马上回家,在这个时段举行会议往往会事倍功半。  
  2、会议规范本身  
  会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款:  
  所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人,以找出最适宜所有叁会人的开会时间。  
  超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。  
  所有与会者都要准备在会上发言。  
  准时开始,准时结束。  
  各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。  
  所有与会者应知道维护别人的尊严,不在会中羞辱别人,这条规则最重要,需特别注意。  
  意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮黑脸.会议结束2-3天後,所有与会者应拿到会议记录。  
  所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。  
  必要时请第三方监控,以保证会议质量。  
  固定的会议流程规范  
  固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。  
  (1)一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括:  
  会议的开始,具体包括:致欢迎词;阐明会议目的;交流会议议程;介绍时间安排、相关规章制度;指定会议记录人。 
  进行会议讨论,可以分爲不同的议程,比如议程一、议程二、议程三等。具体包括:分享话题和目标;交流资讯;産生主意、做决定、确认行动;总结。  
  结束会议,具体包括:总结;安排下次会议。  
  (2)两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾,即会议开始前的准备和会议结束後的跟踪,这两个基本点是最容易被忽视的。但是,它们却是保证会议成败的关键。所以,一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会後的跟踪工作。会前的准备工作与会後的跟踪工作具体包括写、发备忘录,制定跟踪计划,以及安排下次做汇报的人选等。  
   会议效率不高是当前许多会议的现状。因此,找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有7大因素致使会议效率低下,针对这些因素,应在会前充分做好预防性管理。 
  与此同时,清楚了解什麽是高效会议、会议规范有哪些也至关重要,只有掌握了这些,才能从正面引导我们如何提高会议的效率。会议用餐中的桌次与座位安排   在会议用餐中,桌次与座位是一个不可忽视的问题。按习惯,桌次的高低以离主桌位置远近而定。右高左低。桌数较多时,要摆桌次牌。宴会可用圆桌方桌或长桌,一桌以上的宴会,桌子之间的距离要适中,各个座位之间的距离要相等。团体宴请中,宴桌排列一般以最前面的或居中的桌子为主桌。  
   餐桌的具体摆放还应与宴会厅的地形条件而定。各类宴会餐桌摆放与座位安排都要整齐统一,椅背达到纵横成行,台布折纹要向着一个方向,给人以整体美感。  
   礼宾次序是安排座位的主要依据。我国习惯按客人本身的职务排列,以便谈话,如夫人出席,通常把女方排在一起,即主宾坐在男主人右上方,其夫人做在女主人右上方,两桌以上的宴会,其他各桌第一主人的位置一般与主人主桌上的位置相同,也可以面对主桌的位置为主位。  
   在具体安排座位时,还应考虑其它因素。例如,双方关系紧张的应尽量避免安排在一起,身份大体相同,或同一专业的可安排在一起。 

如何成功举办商务洽谈会?

根据商务洽谈举行的地点的不同,可以将它分为客座洽谈、主座洽谈、客主座轮流洽谈以及第三地点洽谈。客座洽谈,即在洽谈对手所在地进行的洽谈。主座洽谈,即在我方所在地进行的洽谈。客主座轮流洽谈,即在洽谈双方所在地轮流进行的洽谈。第三地点洽谈,即在不属于洽谈双方任何一方的地点所进行的洽谈。

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